В современных релизах программы 1С:ЗУП реализован ряд возможностей, которые облегчают работу с персональными данными, социальным электронным документооборотом и начислениями зарплаты. В этой статье разберём, как:
- настроить уничтожение персональных данных уволенных сотрудников;
- использовать документы социального ЭДО для обмена с СФР;
- оформлять пособия по болезни для работников по договорам ГПХ;
- распределять суммы начислений по счетам бухучёта по заданным правилам;
- указывать реквизиты первичных документов в приказах на начисления.
Описанные ниже функции доступны в редакции 3.1 программы 1С:ЗУП (на актуальных релизах). В более ранних версиях часть возможностей может отсутствовать.
Уничтожение персональных сведений
В 1С:ЗУП реализована возможность уничтожать персональные сведения физлиц, с которыми завершены трудовые или гражданско-правовые отношения. Это помогает соблюдать требования законодательства о персональных данных и локальных нормативных актов компании. В системе можно зафиксировать срок хранения данных (по умолчанию — 5 лет) и по его истечении уничтожить информацию.
Чтобы включить уничтожение персональных данных:
- Перейдите в раздел «Администрирование».
- Откройте пункт «Настройки пользователей и прав».
- Найдите блок «Защита персональных данных».
- Установите флажок «Уничтожать персональные данные».
Важно. Настройки выполняет пользователь с правами «Администратор». Автоматическое уничтожение сведений в 1С не реализовано — операция выполняется вручную ответственным сотрудником. Перед проведением документов уничтожения данных тщательно проверяйте список работников: восстановить удалённые данные невозможно.
По результатам установки настроек пользователю в меню «Кадры» будут доступны документы:
- Акт об уничтожении персональных данных;
- Уничтожение персональных данных.
Развитие социального ЭДО
Из-за обновлений в обмене с СФР в 1С добавили такие документы:
- Запрос данных СФР о среднем заработке;
- Средний заработок по данным СФР (СЭДО).
Документы можно найти в меню «Кадры» в блоке «Пособия».
Сведения в них вносятся автоматически из карточки компании и работника.
Пособия по болезни для работников на договорах ГПХ
Для работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ГПХ), также можно сформировать в 1С:ЗУП сведения о застрахованном лице (СЭДО) из их карточки.
Находясь в карточке такого работника, на командной панели выберите пункт «Оформить документ», далее «Взносы, пособия» и затем «Сведения о застрахованном лице (СЭДО)».
Чтобы оформить больничный лист по сотруднику на договоре ГПХ:
- При подборе работника снимите флажок «Вид занятости», чтобы открыть полный список физических лиц.
- Выберите нужного исполнителя, с которым у работодателя заключён договор ГПХ.
- Заполните больничный по нему в соответствии с полученными из СФР данными.
Распределение сумм начислений по счетам бухучета
В предыдущих версиях программы 1С:ЗУП применялась строгая система отражения расходов по зарплате по счетам бухучета. Требуемый счет привязывали к справочникам или конкретным документам.
Теперь организация может более гибко распределять расходы по зарплате между различными подразделениями, проектами и статьями затрат без создания множества отдельных видов начислений под каждый счёт и субконто.
Сложность заключалась в том, что можно было проставлять лишь один счет. В последних версиях программы реализовали возможность указывать систему распределения сведений по бухсчетам в соответствии с заданным правилом.
Чтобы включить режим распределения начислений по счетам:
- Перейдите в раздел «Настройка».
- Выберите пункт «Расчёт зарплаты».
- Установите флажок «Регистрировать бухучёт документов как распределение».
После включения настройки в документах, на которые она распространяется (например, «Разовое начисление», «Премия» и др.), можно задавать правила распределения расходов по счетам бухучёта. Для этого установите признак «Распределить по счетам, субконто» и перейдите по ссылке «Распределение не задано», чтобы указать способы отражения и доли распределения.
Далее появится окно «Редактирование распределения», в котором пользователь указывает способы отражения и доли распределения по счетам.
В программу 1С:Бухгалтерия предприятия сведения передаются через документ «Отражение зарплаты в бухучете».
Первичный документ для начислений
В последних релизах 1С:ЗУП в документах начислений добавили возможность указывать реквизиты первичного документа, выводимые на печатную форму приказов в полях «Номер документа» и «Дата составления» взамен автоматической нумерации, предлагаемой 1С.
Реквизиты первичного документа указываются в его подвале при разворачивании гиперссылки «Первичный документ».
