Заменять отпуск на компенсацию деньгами можно лишь в конкретных ситуациях. В статье рассмотрим, в каких ситуациях и при каких условиях сотрудник может получить денежную компенсацию взамен неотгуленных дней отпуска.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Уходить в этот отпуск могут сотрудники на трудовых договорах, в т.ч на срочном договоре или по совместительству. Внештатные работники — ИП и самозанятые на ГПХ договоре не имеют права на ежегодный основной и дополнительный отпуска.
В общем длительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней. Для некоторых работников на может быть меньше — от 2-х до 4-х дней для работников на срочных договорах, или больше — 31 день для несовершеннолетних работников, 42-56 дней для педработников, 30 дней для инвалидов и гражданских служащих.
Право на отпуск работник получает после 6-ти мес. непрерывной трудовой деятельности у текущего работодателя. За это время ему полагается 14 календарных дней отпуска. После 11-ти мес. непрерывной работы сотрудник вправе рассчитывать на отпуск в 28 календарных дней.
Отпуск можно разделять на части, и одна из них обязательно должна быть не меньше 14-ти календарных дней. Оставшиеся дни отпуска можно делить, как удобно.
Отпуск можно переносить на другой год, но только по согласованию с работодателем и если нет запрета на такой перенос. Такой запрет установили для несовершеннолетних сотрудников, вредников, а также работников, которые не были в отпуске 2 года и больше.
Согласие работодателя не нужно получать, когда сотрудник вправе выбирать время отдыха, или когда работнику вовремя не выдали отпускные, или когда его вовремя не уведомили о начале периода отдыха.
Замена отпуска деньгами без расторжения трудового договора
Получить компенсацию вместо отдыха сотрудник в общем порядке не может, поскольку это напрямую противоречит характеристике этого права сотрудника. Отпуск ему предоставляют для отдыха и восполнения сил, а потому он обязан отгулять его полностью.
Отказаться от отдыха и получить вместо него деньги можно, но лишь в части дополнительного отпуска, который предоставляется свыше 28 отпускных календарных дней.
К примеру, по колдоговору сотрудник имеет право на допотпуск в количестве 5-ти дней. Основной отпуск в количестве 28-ми дней он использует в течение года, а за дополнительные 5 дней может получить компенсацию.
Компенсация отпуска, который перенесен с прошлого года
Например, по колдоговору ежегодный отпуск сотрудника — 30 календарных дней. В 2022 году он не использовал их и перенес на 2023 год по согласованию с работодателем. В 2023 году сотрудник вправе использовать 60 дней отпуска — 30 дней за 2022 год и 30 дней за 2023 год.
Заменить отпуск на компенсацию можно только в количестве 4-х дней дополнительного отпуска — 2 дня за 2022 год и 2 дня за 2023 год (30 — 28).
Основной отпуск в 56 дней (28 + 28) он должен использовать в 2023 или последующих годах по согласованию с работодателем.
Запрет на замену отпуска деньгами
Заменять основной или дополнительный отпуск деньгами запрещено в отношении:
- беременных сотрудниц;
- несовершеннолетних работников;
- сотрудников, выполняющих обязанности во вредных или опасных условиях труда в части минимального допотпуска длительностью 7 календарных дней.
Замена отпуска деньгами с расторжением трудового договора
При расторжении трудового договора полагается компенсация за все неиспользованные отпускные дни.
При этом не важна категория, к которой относится сотрудник, а также основание увольнения. Компенсацию могут получить:
- сотрудники на бессрочном или срочном трудового договоре;
- внешние совместители;
- сотрудники на испытательном сроке;
- работники, которые уволены по любому основанию — как по их желанию, так и по инициативе работодателя, а также по соглашению сторон.
Получить деньги в качестве компенсации за неиспользованные отпускные дни сотрудник вправе в момент увольнения или же в течение года после расторжения трудового договора, но только в судебном порядке.
Как производится замена отпуска деньгами
Механизм замены отпуска деньгами зависит от случая предоставления компенсации — при расторжении трудового договора или в отношении допотпуска сверх 28-ми календарных дней.
Компенсация допотпуска
Когда допотпуск компенсируется деньгами, действия работодателя такие:
- Издается приказ в свободной форме о замене отпуска компенсацией (на основании заявления сотрудника).
Замена отпуска компенсацией — это право, а не обязанность работодателя. Не является нарушением, если он отказался заменять отпуск деньгами.
В приказе указываются ФИО и должность сотрудника, число компенсируемых дней, длительность расчетного периода, реквизиты заявления сотрудника о замене отпуска компенсацией.
- Вносится информация в личную карточку работника и в график отпусков.
У работодателя нет обязанности заполнять личные карточки сотрудников, но он может вести их по своему желанию. Когда они заполняются, сведения о замене части отпуска деньгами указываются в разделе VIII «Отпуск». Кроме того, информацию о замене отпуска деньгами нужно указать и в графике отпусков.
Расторжение трудового договора
Компенсация неиспользованных отпускных дней включена в выплаты, которые выдаются работнику в его последний трудовой день. При этом не нужно издавать отдельный приказ для выплаты такой компенсации.
Расчет компенсации за неотгуленный отпуск
Правила исчисления этой компенсации одинаковы для обеих ситуаций — и при увольнении, и при замене допотпуска:
- Определить период для исчисления среднедневного заработка. В общем он составляет 12 предыдущих месяцев. Его можно заменить, когда за этот период у работника отсутствуют выплаты.
- Рассчитать среднедневной заработок. Он считается аналогично такому же заработку, как и для расчета отпускных.
- Определить число дней отпуска, подлежащих компенсации. Когда считается компенсация при увольнении, нужно установить, сколько всего дней сотрудник не использовал за все годы у данного работодателя. Используется формула:
Длительность отпуска / 12 * Число полных месяцев работы - Число использованных отпускных дней
Когда в каком-то месяце сотрудник работал меньше половины времени, этот месяц не нужно учитывать. Кода больше половины — нужно округлить до целого месяца.
- Рассчитать компенсацию. Исчисление производится по формуле:
Среднедневной заработок * Число неиспользованных дней отпуска
