Автоматизация — одно из самых модных слов последних лет. Все хотят процессы «на кнопке», меньше рутины, больше контроля и отчетности. Но как получить именно это, а не вечную доработку и раздражающих айтишников на связи 24/7? Ответ прост: начать не с внедрения, а с грамотного предпроектного обследования.
Почему внедрение без обследования — игра вслепую
Представьте строительство дома: можно сразу купить кирпич и нанять рабочих, но результат окажется, мягко говоря, непредсказуемым. То же и с автоматизацией — хороший фундамент начинается с понимания, что у вас уже есть и что нужно изменить.
Кому особенно важно провести предпроектное обследование
Среднему и крупному бизнесу —процессы сложные; филиалы, документы, требования разных подразделений.
Холдингам и головным компаниям — часто задачи не только в автоматизации, но и в налаживании взаимодействия между дочерними структурами.
Глобальным компаниям и предприятиям с государственным участием — где важно учесть нюансы принятия решений и строгий контроль исполнения.
Если компания небольшая и обходится стандартной «коробкой» без доработок — обследование может и не понадобиться. Всем остальным оно практически обязательно.
Главные выгоды предпроектного обследования для руководителя
Результаты предпроектного обследования могут быть использованы не только для автоматизации, но и для оптимизации системы управления компанией, ниже перечислены основные преимущества.
Экономия денег на этапе внедрения. Ясно понимая текущие процессы, будущие требования и необходимые доработки относительно типового функционала, можно избежать лишних этапов работы и переделок «на лету».
Оптимизация бизнес-процессов до внедрения. В ходе обследования могут быть выявлены устаревшие регламенты, дублирующие или избыточные процедуры, точки сопротивления и зоны роста. В результате в проект автоматизации можно включить только то, что действительно нужно бизнесу.
Минимизация человеческого фактора. Включая ключевых сотрудников в процесс, вы снижаете их сопротивление изменениям и уменьшаете вероятность саботажа внедрения.
Возрастающая управляемость. Формируется единое понимание целей, этапов, бюджета и зон ответственности всех участников.
Профессиональный взгляд со стороны. Внешние специалисты помогают увидеть «белые пятна» и решения, которые могут быть незаметны внутри организации.
Итоги обследования — что вы получаете
По результатам обследования в зависимости от выбранного подхода могут быть получены результаты, определяющие что делать, в какой последовательности и зачем:
- рекомендации по оптимизации бизнес-процессов,
- предложения по целевой ИТ-архитектуре,
- детальные требования к функционалу информационной системы,
- перечень необходимых доработок и их стоимость,
- рекомендации по этапам внедрения,
- расчет бюджета и сроков проекта внедрения.
Риски автоматизации без обследования
- Автоматизация может не учесть все особенности работы предприятия, что приведет к ошибкам и несоответствию системы реальным потребностям.
- Возможен выбор неподходящей архитектуры, инструментов и технологий, что приведет к дополнительным затратам на доработки или замену системы.
- Без четкой проработки этапов проекта возникают неожиданные сложности, которые увеличивают расходы и удлиняют сроки внедрения.
- Непродуманная автоматизация вызывает недовольство и проблемы с адаптацией персонала к новому процессу.
- Повторные инвестиции - придется тратить ресурс на исправление ошибок и повторную автоматизацию.
Задача руководителя — инвестировать деньги так, чтобы получить максимальный результат. Предпроектное обследование превращает автоматизацию в управляемый и прогнозируемый проект, а не в бесконечный и дорогой эксперимент. Проведите обследование — и вы увидите, как автоматизация 1С может стать не тратой денег, а инвестицией.
Если вы хотите узнать, как выглядит профессиональное предпроектное обследование именно для вашей организации — наша команда готова рассказать подробнее и подготовить первую сессию консультации.
