Особенности казначейства в 1С:ERP Управление холдингом (ERP УХ)

Автоматизация казначейских процессов на базе 1С:ERP Управление холдингом (ERP УХ) позволяет оперативно планировать, управлять ликвидностью и минимизировать финансовые риски.

Из этой статьи вы узнаете возможности подсистемы казначейства в 1С:ERP УХ.

Для того, чтобы заказать наглядную демонстрацию возможностей подсистемы казначейства в 1С:ERP УХ или в другой системе, переходите на страницу Программы 1С для автоматизации казначейства. Там же сможете получить коммерческое предложение или скачать дорожную карту внедрения.

Цели автоматизации казначейства на базе ERP УХ

В 1С:ERP Управление холдингом (ERP УХ) казначейству отведена отдельная подсистема — «Корпоративное казначейство», которая служит для оперативного управления финансовыми потоками в группе компаний. Здесь ведется работа по заявкам на расходование денежных средств, контролируются остатки на расчетных счетах и кассах, согласовываются и исполняются платежи, определяется источник финансирования и обеспечивается контроль их целевого использования.

До внедрения автоматизированной системы подразделения и дочерние организации часто ведут учет движения денежных средств вручную — в Excel или в разрозненных учетных решениях. Но в условиях роста бизнеса и увеличения количества транзакций такой подход приводит к следующим проблемам:

• перегруз сотрудников рутинной работой;
• ошибки в расчетах и дублирование данных;
• сложность консолидации информации из разных источников;
• потеря актуальности данных в момент формирования отчетности;
• отсутствие целостной картины движения денежных потоков.

Основная цель автоматизации казначейских процессов в ERP УХ — снижение финансовых рисков и повышение управляемости ликвидностью группы компаний. Функционал подсистемы охватывает как работу с собственными средствами, так и с привлеченными (займы, кредиты, депозиты), включая управление расчетами с подотчетными лицами и эквайринг.

Как реализованы модели централизованного казначейства в ERP УХ

Эффективное корпоративное казначейство ERP УХ основывается на принципе централизации. Правильно выбранная модель централизованного казначейства напрямую влияет на ликвидность и управляемость финансовых потоков. В таблице собрали сравнение ключевых моделей казначейства в ERP УХ.

Кроме типовых моделей, ERP УХ позволяет реализовать смешанные (гибридные) сценарии: например, совмещение модели «Контролера» и «Казначея» в зависимости от уровня контроля над ДЗО, специфики бизнеса или доли владения.

Возможности подсистемы казначейства ERP УХ

Корпоративное казначейство ERP УХ автоматизирует как планирование и контроль денежных потоков, так и выполнение платежей, включая контроль лимитов, управление ликвидностью и внутреннее финансирование. Рассмотрим ключевые блоки функциональности подсистемы.

Планирование ДДС через платежный календарь

В 1С:ERP УХ платежный календарь холдинга реализован в виде автоматизированного рабочего места казначея, с возможностью гибкой настройки аналитик, периодов и источников данных. Основные горизонты планирования:

Календарь формируется на основе заявок на расходование ДС, плановых поступлений, бюджетных данных и других источников. При формировании система оценивает вероятности исполнения по источникам данных и их статусу. Это позволяет моделировать наиболее реалистичную картину ликвидности.

Платежный календарь ERP УХ тесно интегрирован с заявочной кампанией. Заявки, прошедшие согласование, автоматически попадают в календарь и участвуют в расчётах. Казначей видит, какие заявки ожидаются к исполнению, и может:

• скорректировать даты исполнения;
• изменить источник финансирования;
• отложить исполнение при недостатке средств;
• быстро инициировать внутренние переводы или привлечение внешнего финансирования.

Дополнительно реализован функционал переноса операций, переводов между счетами, размещения/привлечения средств — всё это помогает поддерживать устойчивую платёжную позицию.

Учет заявок на расходование средств в ERP УХ

При создании заявки на расходование денежных средств в ERP УХ необходимо:

• указать вид операции, соответствующий запланированному платежу;
• заполнить реквизиты получателя, сумму, дату платежа, статью движения денежных средств;
• при необходимости — указать основание (договор, счет, заказ).

Вид операции напрямую влияет на состав доступных полей и их поведение. Например, при выборе операции «Оплата поставщику» потребуется указание договора и счета, а при выборе «Выдача подотчетных сумм» — физического лица и кассы.

Читайте также: Настройка заявок на оплату в 1С:УХ и 1С:ERP УХ

ERP УХ реализует гибкую систему согласования заявок:

• можно настроить маршруты согласования в зависимости от суммы, вида операции, подразделения, контрагента и других параметров;
• на каждом этапе согласования фиксируются дата, пользователь и комментарий;
• реализована статусная модель: «На согласовании», «Отклонена», «Согласована», «К оплате»;
• предусмотрена возможность отклонения с возвратом на доработку.

Согласованные заявки автоматически попадают в платежный календарь, где отображаются с учетом предполагаемой даты исполнения. Это позволяет оценить потребность в ликвидности по датам, рассчитать риски кассовых разрывов и запланировать автоматическое исполнение через фабрику платежей.

Таким образом, ERP УХ обеспечивает сквозной процесс соблюдения финансовых регламентов и исключения несанкционированных платежей.

Учет денежных средств: касса и расчетные счета

Подсистема казначейства ERP УХ обеспечивает полный учет как наличных, так и безналичных денежных средств. Учет ведется в разрезе организаций, счетов, валют, с возможностью автоматизации операций, интеграции с банками и соблюдением требований законодательства (в том числе 54-ФЗ и 275-ФЗ).

Учет наличных через кассу

В ERP УХ учет наличных денежных средств осуществляется с помощью приходных и расходных кассовых ордеров. Для удобства работы реализованы специализированные рабочие места:

• «Приходные кассовые ордера» — для отражения поступлений (оплата через ККМ, поступления от клиентов и других организаций, возвраты от подотчетников и поставщиков).
• «Расходные кассовые ордера» — для выдачи наличных (подотчетным лицам, поставщикам, возвратов клиентам, инкассации и перемещений между кассами).

Также доступны операции конвертации валют, учет движения между кассами и расчетными счетами, инвентаризация ДС с оформлением актов, формирование кассовой книги по каждой организации и обособленному подразделению.

Учет безналичных операций по расчетным счетам

ERP УХ позволяет вести учет по нескольким расчетным счетам, включая счета, открытые в иностранных банках (с поддержкой IBAN, SWIFT и печати международных реквизитов). Основной инструмент — рабочее место «Безналичные платежи», где отражаются:

• Поступления: от клиентов, возвраты, погашение займов, сдача наличных и др.
• Списания: поставщикам, подотчетным, по займам, прочие расходы.

ERP УХ предлагает гибкие технологии автоматического обмена с банками:

• 1CClientBankExchange — обмен файлами с клиент-банками (в формате 1С или ISO20022);
• DirectBank (1С:ДиректБанк) — прямой безопасный обмен с банками, без промежуточной выгрузки:
  • передача платежных документов напрямую из 1С;
  • подписание ЭП внутри системы;
  • получение выписок и валютных документов по команде;
  • централизованное управление счетами в разных банках через единый интерфейс.

Интеграция с банками позволяет значительно ускорить проведение платежей, снизить ручной труд и повысить безопасность. Всё это делает казначейские процессы ERP УХ максимально автоматизированными и контролируемыми.

Контроль целевого использования денежных средств

Каждое платежное поручение в системе ERP УХ должно содержать назначение платежа, отражающее цель расхода: статья движения денежных средств, проект, подразделение, ЦФО, договор и другие аналитики.

ERP УХ позволяет назначать до 11 аналитик на одну статью движения ДС, что обеспечивает высокую точность контроля. В программе также реализованы механизмы контроля лимитов и резервов, которые позволяют системе:

• блокировать или предупреждать при превышении доступных лимитов;
• учитывать утвержденные резервы — например, на выплату налогов или обязательные платежи;
• формировать уведомления ответственным лицам при отклонениях.

Лимиты могут устанавливаться на весь финансовый год или его часть, как в целом по статье, так и по конкретным аналитическим разрезам. Также предусмотрена возможность пересмотра лимитов при корректировке бюджета или перепланировании.

ERP УХ позволяет проводить сравнительный анализ плановых и фактических показателей в разрезе статей ДДС, аналитик и организационных единиц.

Читайте также: Аналитические отчеты в 1С:УХ и 1С:ERP УХ

На основании данных о согласованных заявках, проведенных платежах и утвержденных лимитах формируются отчеты, позволяющие выявить нецелевое расходование, оценить отклонения от бюджета и скорректировать планирование на будущие периоды.

Учет подотчетных сумм и расчетов с сотрудниками

В подсистеме казначейства ERP УХ реализован полноценный учет расчетов с подотчетными лицами. Программа позволяет оформлять выдачу денежных средств под отчет через кассу и расчетные счета. Система обеспечивает автоматический контроль задолженности сотрудника перед организацией. Для этого в системе предусмотрены:

• отчет «Контроль операций с денежными средствами»;
• мониторинг по каждому сотруднику: выдано / потрачено / возвращено;
• уведомления при наличии незакрытых операций или превышения сроков отчётности.

Центральным элементом учёта подотчётных сумм является документ «Авансовый отчет», с помощью которого сотрудник подтверждает целевое использование выданных денежных средств.

ERP УХ также поддерживает интеграцию с сервисом Smartway, благодаря чему можно планировать командировки; бронировать билеты, гостиницы, трансферы; автоматически подгружать данные в 1С для дальнейшего оформления авансовых отчетов.

Таким образом, казначейские процессы ERP УХ позволяют не только учитывать и контролировать подотчетные средства, но и интегрировать их в общую финансовую систему холдинга.

Автоматизация учета денежных документов в ERP УХ

В ERP УХ реализован функционал для учета денежных документов — особой категории активов, к которым относятся бланки строгой отчетности: билеты, талоны, марки, путёвки и другие документы.

В ERP УХ для этого предусмотрены соответствующие справочники и документы движения, позволяющие фиксировать поступление, внутренние перемещения и списание. Операции с денежными документами оформляются через специализированное рабочее место, где можно:

• отразить поступление денежных документов от поставщика или по внутреннему перемещению;
• оформить выдачу сотрудникам (например, для командировки или хозяйственных нужд);
• зафиксировать возврат или списание при израсходовании, порче или утрате.

ERP УХ позволяет вести детальный учёт и формировать регламентированную и управленческую отчетность по остаткам и движению денежных документов. В том числе:

• контроль остатков по кассам и складам;
• списки выданных и неиспользованных документов;
• детализация по типам, подразделениям, ответственным лицам.

Функционал учета денежных документов встроен в казначейские процессы ERP УХ и обеспечивает соответствие требованиям к обращению с бланками строгой отчетности, включая внутреннюю прозрачность и соблюдение нормативов.

Контроль задолженности и управление взаиморасчетами

Контроль задолженности — важнейший элемент управления ликвидностью и обеспечения финансовой устойчивости холдинга. В рамках казначейских процессов ERP УХ предусмотрены инструменты, позволяющие отслеживать, предупреждать и устранять просрочки, управлять рисками и принимать своевременные решения.

ERP УХ позволяет устанавливать лимиты задолженности по контрагентам, договорам, заказам и другим аналитикам. Эти лимиты могут применяться:

• при создании заявок на расходование денежных средств;
• в процессе согласования договоров;
• при формировании графиков платежей и поставок.

Система предупреждает пользователя при попытке превысить установленные лимиты, либо может заблокировать операцию (в зависимости от настроек). Это снижает риск перерасхода и формирования неконтролируемых долгов.

Интеграция с подсистемой «Управление договорами» усиливает эту возможность — система отслеживает соответствие фактических расчетов условиям договора, формирует уведомления и рекомендации по действиям: оплатить, актуализировать график, отправить претензию и др.

Для своевременного реагирования на финансовые риски ERP УХ предлагает ряд отчетов и аналитических инструментов:

• Задолженность клиентов — показывает текущие долги в разрезе контрагентов и сроков;
• Задолженность по срокам — отражает просрочки и помогает в приоритизации взыскания;
• Ведомость расчетов — агрегированные данные по обязательствам, статусам, суммам;
• Сверка расчетов — фиксирует подтвержденные и спорные суммы.

Дополнительно возможна организация претензионной и факторинговой работы прямо из системы. Например, при достижении установленного срока неоплаты система может автоматически инициировать оформление претензии, подключение факторинга или начало внутреннего разбирательства.

Таким образом, ERP УХ обеспечивает многоуровневый контроль задолженности, минимизируя риски и обеспечивая финансовую стабильность на уровне всей группы компаний.

Учет кредитов, депозитов и займов

В системе ERP УХ реализован полноценный учет кредитов, депозитов и займов, включая как внешние договоры, так и внутригрупповое финансирование. Ключевые возможности:

• регистрация кредитных и депозитных договоров с детализацией параметров: срок, валюта, проценты, комиссии;
• ввод начальных остатков по действующим договорам;
• формирование графиков платежей по возврату основного долга, процентов, комиссий;
• управление внутригрупповыми займами — с автоматическим созданием симметричных графиков для заемщика и кредитора внутри холдинга.

Все графики можно корректировать вручную или пересчитывать при изменении условий договора.

ERP УХ автоматически рассчитывает:

• ежемесячные суммы процентов и комиссий по каждому договору;
• доходы от депозитов с учетом условий начислений;
• затраты по привлечённым кредитам — с возможностью отнесения на нужные статьи затрат.

Поддерживается дифференцированный подход к расчету — аннуитетная схема, классическая, с возможностью досрочного погашения и перерасчета графиков.

Система предоставляет:

• аналитику по каждому договору (остаток, предстоящие платежи, сумма процентов);
• реестр обязательств по займам и кредитам;
• отчеты по доходам от депозитов;
• детальные графики и прогнозы по каждому источнику финансирования.

Всё это позволяет казначею и финансовому директору видеть реальное финансовое положение по всем кредитным и заемным операциям, а также своевременно принимать решения о привлечении или перераспределении средств.

Эквайринг: учет операций по платежным картам

В рамках казначейских процессов ERP УХ поддерживает интеграцию с эквайринговыми терминалами, что позволяет:

• автоматически фиксировать факты оплаты товаров и услуг по картам;
• регистрировать операции в системе в момент оплаты или с задержкой (по отчету банка);
• учитывать отдельно суммы поступлений и суммы комиссий.

Каждому терминалу можно сопоставить конкретную организацию, торговую точку, кассира, банковский счет, что позволяет точно контролировать движения средств.

После получения банковского отчета система:

• автоматически загружает эквайринговые отчёты;
• сопоставляет платежи по картам с выручкой и кассовыми операциями;
• отражает поступление за вычетом комиссии, распределяя суммы по источникам.

ERP УХ поддерживает:

• автоматический учет эквайринговых комиссий;
• детализацию по банкам, терминалам, дням и видам операций;
• формирование аналитики по затратам на эквайринг.

Отчеты позволяют контролировать затраты на эквайринг, сравнивать условия обслуживания в разных банках и принимать решения о корректировке условий сотрудничества.

Заключение

Автоматизация казначейских процессов в 1С:ERP Управление холдингом (ERP УХ) — это стратегически важный шаг для любого холдинга, стремящегося к прозрачному, управляемому и устойчивому финансовому управлению. Подсистема казначейства ERP УХ позволяет централизовать контроль денежных потоков, повысить точность планирования, минимизировать риски ликвидности и обеспечить полное соответствие внутренним регламентам и внешним требованиям.